Individualisieren

Neben dem Layout und den allgemeinen Firmenangaben kannst du auch den Zugang zum Portal für deine Kunden individuell gestalten. So stärkst du die Wiedererkennbarkeit und die Identifikation mit deinem Unternehmen.

Einladungstext anpassen

Wenn du deine Kunden zur Nutzung des Portals einlädst, erhalten sie eine Einladungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink.
Den Inhalt dieser E-Mail kannst du individuell anpassen – zum Beispiel Begrüßung, Tonalität oder zusätzliche Hinweise.

Wichtiger Hinweis:
Der Aktivierungslink muss zwingend Bestandteil der E-Mail bleiben, da sich der Kunde sonst nicht im Portal registrieren kann.

Im Einladungstext kannst du Platzhaltervariablen verwenden, um z. B. den Namen des Kunden oder andere dynamische Inhalte automatisch einzufügen.

Eigene Domain verwenden

Du hast die Möglichkeit, dein B2B-Portal mit einer eigenen Domain zu verbinden – beispielsweise portal.deinefirma.de. Dadurch wirkt dein Auftritt noch professioneller und passt sich nahtlos in deine bestehende Online-Präsenz ein.

Domain verbinden

• Trage die gewünschte Domain in das dafür vorgesehene Feld im Portal ein.

• Nach dem Eintrag wird automatisch geprüft, ob die erforderlichen DNS-Einstellungen korrekt gesetzt sind.

DNS-Konfiguration

Du erhältst im Anschluss eine detaillierte Anleitung, welche DNS-Werte (z. B. CNAME- oder A-Records) du bei deinem Hostinganbieter eintragen musst, damit die Weiterleitung ordnungsgemäß funktioniert.

Hinweis:
Die Domain-Verbindung ist erst aktiv, wenn alle DNS-Einträge korrekt gesetzt wurden und die Prüfung erfolgreich war.

Nachdem du den Anweisungen gefolgt und die notwendigen Einträge geändert hast, wird bei erfolgreicher Weiterleitung der Eintrag wie folgt dargestellt:

Status: portal.deineFirma.de

Die Domain verweist korrekt auf XRETURNS Hosting und liefert Inhalte aus.

Die Domain-Besitzbestätigung war erfolgreich.

Eigener SMTP-Server

Mit der Funktion Eigener SMTP-Server können E-Mails des Portals über den eigenen Mailserver des Unternehmens versendet werden.

Dadurch werden ausgehende Nachrichten direkt über die eigene Domain und die bestehende Mail-Infrastruktur verschickt.

Einrichtung

Die Konfiguration erfolgt unter:

Einstellungen → SMTP-Einstellungen

Dort können die Zugangsdaten des eigenen Mailservers hinterlegt werden.

Konfigurierbare Einstellungen

Folgende Informationen können hinterlegt werden:

• SMTP-Server

• Port

• Benutzername

• Passwort

• Verschlüsselung (z. B. TLS / SSL)

• Absenderadresse

• Absendername

Zusätzlich kann festgelegt werden, ob:

• der eigene SMTP-Server aktiviert

• oder weiterhin der Standardversand des Portals genutzt werden soll

Verwendung im Portal

Nach erfolgreicher Einrichtung werden E-Mails des Portals über den hinterlegten SMTP-Server versendet.

Dies betrifft beispielsweise:

• Einladungen zum Portal

• Angebotsfreigaben und Bestellbestätigungen

• Gelangensbestätigungen

• SEPA-Anfragen

• Passwort-Zurücksetzungen

• weitere Systembenachrichtigungen

Vorteile eines eigenen SMTP-Servers

Die Nutzung eines eigenen SMTP-Servers bietet verschiedene Vorteile:

• Versand über die eigene Unternehmensdomain

• professionellerer Eindruck beim Empfänger

• bessere Zustellbarkeit

• Einhaltung interner IT- oder Compliance-Vorgaben

• zentrale Kontrolle über den E-Mail-Versand

Zusätzlich können SPF-, DKIM- oder DMARC-Richtlinien des Unternehmens genutzt werden.

Test und Prüfung

Nach dem Speichern der Einstellungen empfiehlt sich ein Testversand.

Dabei sollte geprüft werden:

• ob E-Mails erfolgreich zugestellt werden

• ob die Absenderadresse korrekt angezeigt wird

• ob Nachrichten nicht im Spam-Ordner landen

Fallback bei Deaktivierung

Ist die Funktion deaktiviert oder keine gültige SMTP-Konfiguration hinterlegt, verwendet das Portal weiterhin den Standard-E-Mail-Versand.