Mit der Funktion SEPA-Lastschriftmandat können Kunden ihre Bankdaten und das SEPA-Mandat digital über das Portal erfassen und bestätigen.
Die Übermittlung erfolgt bequem über einen Link per E-Mail, wodurch die manuelle Erfassung und der Austausch von unterschriebenen Formularen reduziert werden.
Versand der Anfrage
Die Anforderung eines SEPA-Lastschriftmandats erfolgt direkt über die Kundenübersicht.
Dort können Kunden:
einzeln
oder per Massenauswahl
ausgewählt werden.
Anschließend wird eine Benachrichtigung per E-Mail versendet.
Die E-Mail enthält:
einen direkten Link zur Erfassungsseite
Informationen zum SEPA-Mandat
die Aufforderung zur Eingabe der Bankdaten
Erfassung durch den Kunden
Der Kunde öffnet den Link aus der E-Mail und gelangt auf die SEPA-Erfassungsseite.
Dort können folgende Informationen eingegeben werden:
Kontoinhaber
IBAN
BIC (optional, abhängig vom Land)
Zustimmung zum SEPA-Lastschriftverfahren
Nach dem Absenden wird das Mandat digital gespeichert.
Speicherung im ERP-System
Die erfassten SEPA-Daten werden direkt an das angebundene ERP-System übertragen und dort gespeichert.
Dadurch stehen die Informationen unmittelbar für:
Lastschriftverfahren
Rechnungsprozesse
Buchhaltung
weitere ERP-Abläufe
zur Verfügung.
Eine zusätzliche manuelle Übertragung der Bankdaten ist nicht erforderlich.
Status und Nachverfolgung
Nach Versand der Anfrage kann nachvollzogen werden:
welche Kunden bereits angeschrieben wurden
ob das Mandat bereits erfasst wurde
wann die Erfassung erfolgt ist
Dadurch bleibt der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit transparent.
Digitale Verarbeitung
Die erfassten Daten können direkt für die weitere Verarbeitung genutzt werden.
Dadurch entfällt in vielen Fällen:
der Versand manueller PDF-Formulare
das händische Übertragen von Bankdaten
die manuelle Nachverfolgung per E-Mail
Vorteile der digitalen SEPA-Erfassung
Die digitale Erfassung unterstützt dabei:
den Verwaltungsaufwand zu reduzieren
Fehler bei der Datenerfassung zu vermeiden
die Rücklaufquote zu erhöhen
Prozesse für Kunden und Sachbearbeitung zu vereinfachen
Besonders bei vielen Kunden oder wiederkehrenden Mandatsanforderungen kann der Prozess dadurch deutlich effizienter gestaltet werden.
