Mit der Funktion Gelangensbestätigung können Sie die gesetzlich notwendige Bestätigung des Warenerhalts bei innergemeinschaftlichen Lieferungen digital über das Portal abbilden.
Die Rückmeldung des Kunden erfolgt bequem über einen Link per E-Mail und kann anschließend für die Buchhaltung exportiert werden.
Einrichtung
Die Konfiguration erfolgt unter:
Einstellungen → Lieferscheine → Gelangensbestätigung
Dort können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Teilnehmer definieren
Sie legen fest, für welche Kunden die Gelangensbestätigung aktiv sein soll.
Bereits vorausgewählt bzw. vorgefiltert werden:
Unternehmenskunden innerhalb der EU
Es besteht jedoch weiterhin die Möglichkeit:
auf alle Kunden zuzugreifen
einzelne Kunden gezielt ein- oder auszuschließen
Dadurch kann die Funktion flexibel an bestehende Prozesse angepasst werden.
E-Mail-Text anpassen
Der Text der Anfrage-E-Mail kann individuell angepasst werden.
Dabei können beispielsweise:
Begrüßungstexte
Hinweise zur steuerfreien Lieferung
Erläuterungen zum Vorgang
Signaturen
angepasst werden.
Der Kunde erhält anschließend eine E-Mail mit einem direkten Link zur Bestätigungsseite.
Versand der Anfragen
In der Lieferschein-Übersicht können Anfragen versendet werden:
einzeln pro Lieferschein
oder gesammelt per Massenauswahl
Nach dem Versand:
wird automatisch eine E-Mail erzeugt
der Kunde erhält einen Link zur Online-Bestätigung
der Status des Lieferscheins wechselt auf:
„Angefragt“
Online-Bestätigung durch den Kunden
Der Kunde öffnet den Link aus der E-Mail und gelangt auf eine Landingpage zur Erfassung der Gelangensbestätigung.
Dort bestätigt der Empfänger:
den Erhalt der Ware
das Erhaltsdatum
Nach erfolgreicher Bestätigung:
wechselt der Status automatisch auf:
„Bestätigt“
Zusätzlich werden gespeichert:
Datum der Bestätigung
Datum des Warenerhalts
PDF-Dokument
Zu jeder bestätigten Gelangensbestätigung wird automatisch ein PDF-Dokument erzeugt.
Dieses kann:
archiviert
heruntergeladen
oder für steuerliche Nachweise verwendet werden.
Ersatzdokumente / alternative Nachweise
Falls keine digitale Bestätigung durch den Kunden erfolgt, können alternativ auch andere Nachweise hinterlegt werden.
Beispiele:
Frachtbriefe
Versandnachweise
unterschriebene Dokumente
sonstige Ersatzbelege
Diese können direkt am Vorgang hochgeladen werden.
Dadurch bleibt die Dokumentation auch bei fehlender Online-Bestätigung vollständig nachvollziehbar.
Export für die Buchhaltung
Die erfassten Gelangensbestätigungen können monatsbezogen exportiert werden.
Verfügbare Formate:
CSV
XLSX
Der Export unterstützt die Übergabe an:
Buchhaltung
Steuerberatung
interne Dokumentation
Dabei können die Daten monatsabgegrenzt ausgegeben werden, um die Ablage und Prüfung zu vereinfachen.
