Hilfe

Aufträge Schnellerfassung

Daniel — Wed, 31 Dec 2025 15:06:58 +0000

Mit der Schnellerfassungsmaske können Aufträge besonders effizient erfasst und mit wenigen Klicks erstellt werden.
Alle notwendigen Informationen wie Kunde, Lieferadresse, Artikel und Versand werden direkt in einem einzigen Formular abgefragt.

1. Kunde auswählen (nur für Administrator, bei Kunde fix vorgegeben)

Im Feld „Kunde“ wählst du den Empfänger des Auftrags aus.
Nach Auswahl werden die zugehörigen Kundendaten automatisch angezeigt, inklusive Adresse und Kundennummer.

2....

Karte nutzen - Visualisiere Kunden und Umsätze auf einer Karte

Daniel — Sat, 03 Aug 2024 10:13:24 +0000

Das Modul "Karte" bietet dir eine visuelle Übersicht über alle deine Kunden. Mit diesem Modul kannst du folgende Funktionen nutzen:

Kundenstandorte anzeigen: Auf einer interaktiven Karte werden alle deine Kunden mit Pins markiert. Kunden mit Umsatz sind durch grüne Pins gekennzeichnet, während Kunden ohne Umsatz durch rote Pins markiert sind.

Zoom-Funktion: Du kannst in die Karte hinein- und herauszoomen, um genauere Details...

Personalisieren & Layout anpassen - Gestalte das Portal nach deinen Wünschen

Daniel — Fri, 26 Jul 2024 12:57:33 +0000

Unter „Einstellungen“ kannst du grundlegende Angaben zu deinem Unternehmen hinterlegen. Diese werden im Portal an verschiedenen Stellen angezeigt und dienen der Orientierung für deine Kunden:

Firmenname
Trage den offiziellen Namen deines Unternehmens ein.

Servicezeiten
Gib die Zeiten an, zu denen dein Kundenservice erreichbar ist.

E-Mail-Adresse
Hinterlege die zentrale E-Mail-Adresse deines Unternehmens.

Telefonnummer
Gib eine erreichbare Telefonnummer an.

Info-Link
Dieser wird in der Kopfzeile unter dem Menüpunkt „Info“ angezeigt und kann...

Benutzer verwalten

Daniel — Wed, 31 Dec 2025 12:37:28 +0000

Mit der Benutzerverwaltung kannst du gezielt steuern, welche Mitarbeiter Zugriff auf das Portal erhalten, welche Bereiche sie sehen dürfen und für welche Projekte der Zugriff gilt.

1. Einladung

Öffne den Menüpunkt „Benutzerverwaltung“

Klicke auf „Benutzer einladen“

Gib Name und E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein

Der Benutzer erhält eine Einladungs-E-Mail mit Link zur Anmeldung und Passwortvergabe

2. Berechtigung: Module

Lege fest, welche Module der Benutzer im...

Individualisieren - Einladungstext anpassen, eigene Domain verwenden

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 08:30:18 +0000

Neben dem Layout und den allgemeinen Firmenangaben kannst du auch den Zugang zum Portal für deine Kunden individuell gestalten. So stärkst du die Wiedererkennbarkeit und die Identifikation mit deinem Unternehmen.

Einladungstext anpassen

Wenn du deine Kunden zur Nutzung des Portals einlädst, erhalten sie eine Einladungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink.
Den Inhalt dieser E-Mail kannst du individuell anpassen – zum Beispiel Begrüßung, Tonalität oder...

Anwendungsfall "Fulfillment-Anbieter" - Wie nutze ich das B2B-Portal als Fulfiller für meine Kunden?

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 15:51:15 +0000

Für den Einsatz als Fulfillment-Anbieter bietet das B2B-Portal spezielle Konfigurations- und Einsatzmöglichkeiten.
Du kannst deine Lagerkunden zum Portal einladen und die gesamte Zusammenarbeit digital abwickeln.

Dein Lagerkunde erhält rund um die Uhr Einblick in:

aktuelle Lagerbestände seiner Artikel

den Bearbeitungsstatus seiner Aufträge

angemeldete Wareneingänge (Avise)

den Status der tatsächlichen Wareneingänge

Zusätzlich kann dein Lagerkunde selbst:

Lieferadressen bei bestehenden Aufträgen ändern

Kundenaufträge direkt erfassen oder als Datei hochladen

Wareneingangs-Avise eingeben oder...

ERP verbinden

Daniel — Fri, 26 Jul 2024 12:57:35 +0000

Hier erfährst du, wie du dein ERP-System mit dem B2B-Portal verbindest.

Grundlagen zur Integration

API-Schnittstelle: Die Anbindung erfolgt über eine gesicherte API-Schnittstelle.

Datensicherheit: Sämtliche Datenübertragungen sind verschlüsselt und entsprechen aktuellen Sicherheitsstandards.

Anbindung an Xentral

Token in Xentral erstellen
Erstelle einen Personal Access Token in deiner Xentral-Instanz.
Eine Anleitung findest du hier: Personal Access Token erstellen

Integrationsdaten im B2B-Portal hinterlegen
Gehe im B2B-Portal zu den...

Kunden einladen

Daniel — Fri, 26 Jul 2024 12:57:31 +0000

Im Bereich „Kunden“ kannst du gezielt Kund:innen oder Kontakte zur Nutzung des B2B-Portals einladen und ihre Zugriffsrechte verwalten.

So funktioniert die Einladung:

Kunden einladen
Öffne das Aktionsmenü bei einem Kunden oder Kontakt und wähle die Option „Einladen“.

Module auswählen
Wähle die Module aus, auf die der Kunde Zugriff erhalten soll – z. B. Angebote, Aufträge oder Produkte.

Einladung versenden
Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem persönlichen...

Anwendungsfall "Händler" - Was biete ich meinen Kunden als Händler mit dem B2B-Portal?

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 15:55:17 +0000

Für den Einsatz als Händler bietet das B2B-Portal zahlreiche Funktionen, um deine Geschäftsprozesse mit B2B-Kunden effizient und digital abzuwickeln.

So funktioniert's:

Lade deine B2B-Kunden ins Portal ein und stelle ihnen alle relevanten Informationen und Funktionen rund um ihre Bestellungen zur Verfügung – rund um die Uhr.

Dein Kunde erhält Einblick in:

den aktuellen Bearbeitungsstatus seiner Aufträge

alle relevanten Dokumente: Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein und...

Einstellungen

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 09:05:34 +0000

Im Bereich „Einstellungen“ findest du zahlreiche Optionen zur individuellen Anpassung deines B2B-Portals.
Die Einstellungen sind in thematische Unterbereiche gegliedert, die wir dir jeweils in separaten Artikeln näher erläutern.

Allgemein
Hinterlege hier die grundlegenden Informationen zu deinem Unternehmen sowie Verlinkungen zu deiner Website. Alle Details findest du im Artikel „Allgemeine Einstellungen“.

Logo & Favicon
Gestalte das Erscheinungsbild deines Portals – vom...

Cross-Selling konfigurieren - Produkte mit optionalen Zusatzoptionen erstellen

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 10:29:16 +0000

Mit dem Cross-Selling-Konfigurator kannst du im B2B-Portal einem Produkt frei konfigurierbare Zusatzoptionen hinzufügen – zum Beispiel ergänzende Artikel oder Zubehör.

Produkt konfigurieren
Unter „Produkte“ findest du bei jedem Artikel die Aktion „Produkt konfigurieren“. Ein Klick darauf öffnet die Konfigurationsmaske, in der du eine oder mehrere Optionen für das Produkt anlegen kannst.

Optionen hinzufügen
Klicke auf „+ Neue Option“, um...

Bestellungen im B2B-Portal - Bestellungen im B2B-Portal (für Lieferanten - auch als Wareneingangs-Avis)

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 08:35:20 +0000

m Bereich „Bestellungen“ finden Sie alle Einkaufsbestellungen, die Ihr Geschäftspartner bei Ihnen ausgelöst hat.
Diese Funktion richtet sich speziell an Lieferanten, die das Portal nutzen, um Aufträge effizienter und digital abzuwickeln.

Was Sie hier sehen:

Übersicht aller Bestellungen, die Ihr Geschäftspartner an Sie übermittelt hat

Bestelldatum, Bestellnummer, Status und gewünschtes Lieferdatum

Detaillierte Artikelpositionen mit Menge, Bezeichnung und ggf. Artikelnummer

Mögliche Funktionen (je nach Freigabe):

PDF-Download der Bestellung

Statusanzeige...

Registrierungsformular - Registrierungsfunktion: Neue Unternehmen als Kunden gewinnen

Daniel — Wed, 16 Jul 2025 16:49:13 +0000

Interessierte Unternehmen können sich über ein Registrierungsformular in deinem B2B-Portal anmelden. Die Anfrage wird dir zur Freigabe vorgelegt – so behältst du die Kontrolle, wer Zugang zu deinem B2B-Portal erhält.

So funktioniert’s

Neue Unternehmen füllen das Registrierungsformular aus – es ist über den speziellen Link erreichbar und enthält folgende Pflichtfelder:

Firmenname

Vor- und Nachname der Kontaktperson

E-Mail-Adresse

Telefonnummer

Adressdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land

Wahl zwischen USt-IdNr....

E-Mail Dateiversand einrichten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 10:09:51 +0000

Für aktive Kunden kannst du einen automatisierten E-Mailversand einrichten, über den Artikel- und Auftragsdaten regelmäßig versendet werden.
Die Funktion findest du im Aktionsmenü der jeweiligen Kundenadresse - unter "Aktive Kunden". Die E-Mail wird an die dort hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Einstellungen für den Mail-Export

Du kannst den Versand folgender Daten aktivieren:

Artikeldaten – z. B. Bestände und Preise

Auftragsdaten – inklusive...

Paypal Zahlung einrichten - Kunden Paypal im Checkout anbieten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 09:57:48 +0000

Wenn du deinen Kunden im Warenkorb die Möglichkeit bieten möchtest, direkt mit Paypal zu bezahlen, kannst du diese Option in den Einstellungen aktivieren.
Du findest die Einstellung im Bereich „Aufträge“.

Paypal-Zahlung aktivieren

Nach dem Aktivieren der Funktion musst du einmalig die Zugangsdaten deines Paypal-Geschäftskontos hinterlegen:

Paypal-Client-ID

Paypal-Secret

Diese Zugangsdaten kannst du in deinem Paypal-Konto im Bereich „Entwickler“ generieren.

Zahlungsart im ERP-System festlegen
Lege zusätzlich fest, welche Zahlungsart...

"Produkte" konfigurieren - Produkte nutzen und verwalten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 08:46:50 +0000

Das Modul „Produkte“ ermöglicht deinen Kunden die eigenständige Einsicht in Produktdaten sowie das Bestellen über den integrierten Warenkorb.
Preise und verfügbare Bestände werden dabei – je nach Einstellung – angezeigt.
Die genaue Funktionsweise aus Sicht deiner Kunden findest du in der separaten Anwender-Dokumentation im Abschnitt „Produkte“.

Einstellungen im Überblick

Artikelbestände anzeigen
Wenn aktiviert, werden den Kunden die verfügbaren Lagerbestände...

"Aufträge" konfigurieren - Aufträge nutzen und verwalten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 08:46:46 +0000

Das Modul „Aufträge“ ermöglicht deinen Kunden die Einsicht in ihre bisherigen Bestellungen, die Verfolgung des aktuellen Auftragsstatus sowie – falls aktiviert – auch die Nachbearbeitung von offenen Aufträgen.
Eine Beschreibung der Funktionen aus Kundensicht findest du in der Anwender-Dokumentation im Abschnitt „Aufträge“.

Einstellungen im Überblick

Projekt / Vertriebsweg
Lege fest, in welchem Projekt (bei Xentral) bzw. unter welchem...

"Angebote" konfigurieren - Angebote nutzen und verwalten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 08:46:42 +0000

Mit dem Modul „Angebote“ können deine Kunden Angebote direkt online einsehen, annehmen oder ablehnen.
Die genaue Funktionsweise aus Sicht des Kunden findest du in der Anwender-Dokumentation im Abschnitt „Angebote“.

Einstellungen im Überblick

Status bei Angebotsannahme
Lege fest, in welchem Status ein Auftrag im ERP-System erstellt werden soll, wenn ein Kunde ein Angebot bestätigt.

Benachrichtigung bei Angebotsannahme
Hinterlege eine E-Mailadresse, an...

Dateien im B2B-Portal - Dateien hochladen im B2B-Portal

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 08:39:02 +0000

Im Bereich „Dateien“ können Sie strukturierte Datensätze für Aufträge (Kunden) oder Bestellungen (Lieferanten) hochladen.
Diese Funktion ermöglicht eine schnelle, automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Erfassung – ideal für größere Mengen oder standardisierte Abläufe.

So funktioniert der Upload:

Laden Sie Ihre Datei im vorgesehenen Standardformat hoch

Das System erkennt automatisch, ob es sich um Aufträge oder Bestellungen handelt

Nach erfolgreicher Verarbeitung werden die Daten sofort im jeweiligen...

Navigation im B2B-Portal - Menü und Module

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 06:56:46 +0000

Über das linke Menü navigieren Sie schnell und direkt zu allen verfügbaren Bereichen des Portals.
Der genaue Umfang der Navigation hängt davon ab, welche Module Ihr Geschäftspartner für Sie freigegeben hat.

Folgende Module können angezeigt werden:

Dashboard
Startseite mit Übersicht über alle zentralen Informationen (immer sichtbar)

Angebote
Einsicht, Annahme oder Ablehnung von Angeboten

Aufträge
Übersicht und Bearbeitungsmöglichkeiten für Ihre Aufträge

Rechnungen
Einsicht in gestellte Rechnungen – inklusive PDF-Download

Gutschriften
Übersicht über ausgestellte...

Produkte im B2B-Portal - Produkte im B2B-Portal einsehen und bestellen

Daniel — Thu, 19 Jun 2025 16:55:00 +0000

In der Produktübersicht sehen Sie alle freigegebenen Artikel Ihres Geschäftspartners – inklusive Preis, Lagerbestand und Bestellmöglichkeiten. Je nach Konfiguration stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Verfügbare Funktionen und Aktionen

Artikelsuche

Artikel mit Bestand filtern

Preisliste herunterladen (XLS, CSV)

Artikel auf Wunschliste setzen

Artikel direkt bestellen (Warenkorb)

Artikelsuche

Nutzen Sie das Suchfeld, um gezielt nach Artikeln zu suchen – anhand von:

Artikelnummer

Artikelbezeichnung

EAN-Code

Artikel mit Bestand filtern

Im Feld „Bestand“ können Sie einen...

Retouren im B2B-Portal - Retoure im B2B-Portal erstellen und einsehen

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 11:40:16 +0000

Mit dem B2B-Portal können Sie Rücksendungen einfach und direkt zu einem bestehenden Auftrag anmelden.
Die Retoure wird automatisiert an das ERP-System Ihres Geschäftspartners übermittelt und dort zur Bearbeitung erfasst.

So erstellen Sie eine Retoure in drei Schritten:

Auftrag auswählen
Öffnen Sie den betreffenden Auftrag über den Menüpunkt „Aufträge“.

Retoure starten
Klicken Sie auf „Retoure erstellen“ – diese Funktion finden Sie im Aktionsmenü des Auftrags.

Retourenvorgang ausfüllen

Positionen wählen:...

Aufträge im B2B-Portal - Aufträge im B2B-Portal verwalten

Daniel — Thu, 19 Jun 2025 16:54:00 +0000

Im Bereich „Aufträge“ erhalten Sie eine vollständige Übersicht über alle Ihre Bestellungen – inklusive aller relevanten Belege, Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Mögliche Aktionen im Überblick

Auftragsbestätigung herunterladen

Dateianhang zum Auftrag hochladen

Auftrag duplizieren (für Nachbestellungen)

Lieferadresse ändern (bei offenen Aufträgen)

Detailansicht eines Auftrags

Wenn Sie einen Auftrag öffnen, sehen Sie:

alle Positionen des Auftrags inkl. Mengen und Artikelbezeichnungen

weiterführende Informationen und Links auf der rechten Seite:

Link zur zugehörigen Rechnung

Link zur...

Angebote im B2B-Portal - Angebote verwalten im B2B-Portal

Daniel — Thu, 19 Jun 2025 12:57:00 +0000

Das B2B-Portal ermöglicht es Ihnen, Angebote in Echtzeit einzusehen, zu beauftragen oder abzulehnen.
Alle Aktionen werden nahtlos an das ERP-System Ihres Geschäftspartners übermittelt – so ist der Bearbeitungsstatus jederzeit aktuell.

Start: So gelangen Sie zu Ihren Angeboten

Anmeldung:
Besuchen Sie die Login-Seite des Portals und melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.

Dashboard:
Nach dem Login sehen Sie zunächst Ihr persönliches Dashboard mit...

Dashboard im B2B-Portal - Persönliche Startseite und Kennzahlen

Daniel — Thu, 19 Jun 2025 12:57:00 +0000

Nach dem Login gelangen Sie automatisch zu Ihrem persönlichen Dashboard.
Es dient als zentrale Startseite und bietet Ihnen einen schnellen Überblick über alle relevanten Informationen und Funktionen.

Folgende Bereiche stehen Ihnen im Dashboard zur Verfügung:

Kennzahlen
Hier sehen Sie auf einen Blick die Anzahl Ihrer:

Angebote

Aufträge

Lieferungen

offenen Rechnungen

So behalten Sie den aktuellen Stand Ihrer Geschäftsbeziehungen jederzeit im Blick.

Fällige Rechnungen
Offene Rechnungen mit jeweiligem Fälligkeitsdatum werden hier übersichtlich...