xreturns Onlinehilfe zum B2B-Portal

Einstellungen

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 09:05:34 +0000

Im Bereich „Einstellungen“ findest du zahlreiche Optionen zur individuellen Anpassung deines B2B-Portals.
Die Einstellungen sind in thematische Unterbereiche gegliedert, die wir dir jeweils in separaten Artikeln näher erläutern. Es werden nur die Einstellungen der aktiven Module angezeigt.

Allgemeine
Hinterlege hier die grundlegenden Informationen zu deinem Unternehmen sowie Verlinkungen zu deiner Website. Alle Details findest du im Artikel „Allgemeine...

Personalisieren & Layout anpassen - Gestalte das Portal nach deinen Wünschen

Daniel — Fri, 26 Jul 2024 12:57:33 +0000

Unter „Einstellungen“ kannst du grundlegende Angaben zu deinem Unternehmen hinterlegen. Diese werden im Portal an verschiedenen Stellen angezeigt und dienen der Orientierung für deine Kunden:

Firmenname
Trage den offiziellen Namen deines Unternehmens ein.

Servicezeiten
Gib die Zeiten an, zu denen dein Kundenservice erreichbar ist.

E-Mail-Adresse
Hinterlege die zentrale E-Mail-Adresse deines Unternehmens.

Telefonnummer
Gib eine erreichbare Telefonnummer an.

Info-Link
Dieser wird in der Kopfzeile unter dem Menüpunkt „Info“ angezeigt und kann...

Kunden einladen

Daniel — Fri, 26 Jul 2024 12:57:31 +0000

Im Bereich „Kunden“ kannst du gezielt Kund:innen oder Kontakte zur Nutzung des B2B-Portals einladen und ihre Zugriffsrechte verwalten.

So funktioniert die Einladung:

Kunden einladen
Öffne das Aktionsmenü bei einem Kunden oder Kontakt und wähle die Option „Einladen“.

Module auswählen
Wähle die Module aus, auf die der Kunde Zugriff erhalten soll – z. B. Angebote, Aufträge oder Produkte.

Einladung versenden
Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem persönlichen...

Anwendungsfall "Fulfillment-Anbieter" - Wie nutze ich das B2B-Portal als Fulfiller für meine Kunden?

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 15:51:15 +0000

Für den Einsatz als Fulfillment-Anbieter bietet das B2B-Portal spezielle Konfigurations- und Einsatzmöglichkeiten.
Du kannst deine Lagerkunden zum Portal einladen und die gesamte Zusammenarbeit digital abwickeln.

Dein Lagerkunde erhält rund um die Uhr Einblick in:

aktuelle Lagerbestände seiner Artikel

den Bearbeitungsstatus seiner Aufträge

angemeldete Wareneingänge (Avise)

den Status der tatsächlichen Wareneingänge

Zusätzlich kann dein Lagerkunde selbst:

Lieferadressen bei bestehenden Aufträgen ändern

Kundenaufträge direkt erfassen oder als Datei hochladen

Wareneingangs-Avise eingeben oder...

Anwendungsfall "Händler" - Was biete ich meinen Kunden als Händler mit dem B2B-Portal?

Daniel — Fri, 20 Jun 2025 15:55:17 +0000

Für den Einsatz als Händler bietet das B2B-Portal zahlreiche Funktionen, um deine Geschäftsprozesse mit B2B-Kunden effizient und digital abzuwickeln.

So funktioniert's:

Lade deine B2B-Kunden ins Portal ein und stelle ihnen alle relevanten Informationen und Funktionen rund um ihre Bestellungen zur Verfügung – rund um die Uhr.

Dein Kunde erhält Einblick in:

den aktuellen Bearbeitungsstatus seiner Aufträge

alle relevanten Dokumente: Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein und...

Individualisieren - Einladungstext anpassen, eigene Domain verwenden

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 08:30:18 +0000

Neben dem Layout und den allgemeinen Firmenangaben kannst du auch den Zugang zum Portal für deine Kunden individuell gestalten. So stärkst du die Wiedererkennbarkeit und die Identifikation mit deinem Unternehmen.

Einladungstext anpassen

Wenn du deine Kunden zur Nutzung des Portals einlädst, erhalten sie eine Einladungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink.
Den Inhalt dieser E-Mail kannst du individuell anpassen – zum Beispiel Begrüßung, Tonalität oder...

Benutzer verwalten

Daniel — Wed, 31 Dec 2025 12:37:28 +0000

Mit der Benutzerverwaltung kannst du gezielt steuern, welche Mitarbeiter Zugriff auf das Portal erhalten, welche Bereiche sie sehen dürfen und für welche Projekte der Zugriff gilt.

1. Einladung

Öffne den Menüpunkt „Benutzerverwaltung“

Klicke auf „Benutzer einladen“

Gib Name und E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein

Der Benutzer erhält eine Einladungs-E-Mail mit Link zur Anmeldung und Passwortvergabe

2. Berechtigung: Module

Lege fest, welche Module der Benutzer im...

E-Mail Protokolle

Daniel — Thu, 14 May 2026 08:55:09 +0000

Der Menüpunkt „E-Mail Protokolle“ listet alle aus dem Portal versendeten E-Mailbenachrichtigungen inklusive des jeweiligen Versandstatus auf.

Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden:

welche E-Mails versendet wurden

an welchen Empfänger die Nachricht ging

wann der Versand erfolgt ist

ob der Versand erfolgreich war

Die E-Mail-Protokolle unterstützen somit die Nachverfolgung und Transparenz der Kommunikation mit Kunden und Benutzern.

Aufruf der E-Mail-Protokolle

Die Übersicht befindet sich unter:

Hauptmenü → E-Mail Protokolle

Dort werden...

ERP verbinden

Daniel — Fri, 26 Jul 2024 12:57:35 +0000

Hier erfährst du, wie du dein ERP-System mit dem B2B-Portal verbindest.

Grundlagen zur Integration

API-Schnittstelle: Die Anbindung erfolgt über eine gesicherte API-Schnittstelle.

Datensicherheit: Sämtliche Datenübertragungen sind verschlüsselt und entsprechen aktuellen Sicherheitsstandards.

Anbindung an Xentral

Token in Xentral erstellen
Erstelle einen Personal Access Token in deiner Xentral-Instanz.
Eine Anleitung findest du hier: Personal Access Token erstellen

Integrationsdaten im B2B-Portal hinterlegen
Gehe im B2B-Portal zu den...

Registrierungsformular nutzen - Registrierungsfunktion: Neue Unternehmen als Kunden gewinnen

Daniel — Wed, 16 Jul 2025 16:49:13 +0000

Interessierte Unternehmen können sich über ein Registrierungsformular in deinem B2B-Portal anmelden. Die Anfrage wird dir zur Freigabe vorgelegt – so behältst du die Kontrolle, wer Zugang zu deinem B2B-Portal erhält.

So funktioniert’s

Neue Unternehmen füllen das Registrierungsformular aus – es ist über den speziellen Link erreichbar und enthält folgende Pflichtfelder:

Firmenname

Vor- und Nachname der Kontaktperson

E-Mail-Adresse / Webseite

Telefonnummer

Adressdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land

Wahl...

"Bestellungen" konfigurieren

Daniel — Thu, 14 May 2026 08:48:25 +0000

Für die "Bestellungen" (Lieferanten) kann ein Bestätigungs-Link aktiviert werden.

Bestellbestätigungen mit Links zulassen

Mit der Aktivierung können Bestellungen als Link versendet werden. Der Lieferant kann dann die Bestätigungsseite direkt aus der E-Mail öffnen - auch ohne Anmeldung im Portal.

Optional:

Produktbilder anzeigen (ja/ nein)

Bestätigungsdetails-Text (DE / weitere Sprachen)

Die Texte können in den unterstützten Sprachen angepasst werden.

"Retouren" konfigurieren

Daniel — Thu, 14 May 2026 08:44:50 +0000

Unter den Retouren-Einstellungen kann die Retourenfunktion des Portals aktiviert und die automatische Erstellung von Retourenlabels eingerichtet werden.

Einrichtung

Die Konfiguration erfolgt unter:

Einstellungen → Retouren

Dort kann festgelegt werden:

ob die Retourenfunktion aktiv sein soll

welche Versanddienstleister für Retourenlabels verwendet werden

Retourenfunktion aktivieren

Über die Einstellung kann gesteuert werden, ob Kunden im Portal Retouren anmelden dürfen.

Ist die Funktion aktiviert, können berechtigte Kunden:

im Auftrag Retouren anlegen

Artikel zur...

"Lieferscheine" konfigurieren

Daniel — Thu, 14 May 2026 08:39:18 +0000

Für das Modul "Lieferscheine" kann die Funktion zur Gelangensbestätigung aktiviert werden.

Eine Erklärung zur Einrichtung und Nutzung haben wir in dem Artikel Gelangensbestätigung zusammengefasst.

Versandkosten konfigurieren

Daniel — Thu, 14 May 2026 07:55:03 +0000

Mit den Versandregeln können individuelle Versandkosten für Bestellungen im Portal definiert werden.

Die Regeln ermöglichen eine flexible Steuerung der Versandkosten abhängig von bestimmten Bedingungen innerhalb einer Bestellung.

Einrichtung

Die Konfiguration erfolgt unter:

Einstellungen → Versandregeln

Dort können bestehende Regeln verwaltet oder neue Versandregeln angelegt werden.

Verfügbare Bedingungen

Aktuell stehen folgende Kriterien für Versandregeln zur Verfügung:

Gesamtmenge

Lieferland

Nettoauftragswert

Diese Bedingungen können genutzt werden, um unterschiedliche Versandkostenlogiken...

"Produkte" konfigurieren - Produkte nutzen und verwalten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 08:46:50 +0000

Das Modul „Produkte“ ermöglicht deinen Kunden die eigenständige Einsicht in Produktdaten sowie das Bestellen über den integrierten Warenkorb.
Preise und verfügbare Bestände werden dabei – je nach Einstellung – angezeigt.
Die genaue Funktionsweise aus Sicht deiner Kunden findest du in der separaten Anwender-Dokumentation im Abschnitt „Produkte“.

Einstellungen im Überblick

Artikelbestände anzeigen
Wenn aktiviert, werden den Kunden die verfügbaren Lagerbestände...

"Aufträge" konfigurieren - Aufträge nutzen und verwalten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 08:46:46 +0000

Das Modul „Aufträge“ ermöglicht deinen Kunden die Einsicht in ihre bisherigen Bestellungen, die Verfolgung des aktuellen Auftragsstatus sowie – falls aktiviert – auch die Nachbearbeitung von offenen Aufträgen.
Eine Beschreibung der Funktionen aus Kundensicht findest du in der Anwender-Dokumentation im Abschnitt „Aufträge“.

Einstellungen im Überblick

Projekt / Vertriebsweg
Lege fest, in welchem Projekt (bei Xentral) bzw. unter welchem...

"Angebote" konfigurieren - Angebote nutzen und verwalten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 08:46:42 +0000

Mit dem Modul „Angebote“ können deine Kunden Angebote direkt online einsehen, annehmen oder ablehnen.
Die genaue Funktionsweise aus Sicht des Kunden findest du in der Anwender-Dokumentation im Abschnitt „Angebote“.

Einstellungen im Überblick

Status bei Angebotsannahme
Lege fest, in welchem Status ein Auftrag im ERP-System erstellt werden soll, wenn ein Kunde ein Angebot bestätigt.

Benachrichtigung bei Angebotsannahme
Hinterlege eine E-Mailadresse, an...

Paypal Zahlung einrichten - Kunden Paypal im Checkout anbieten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 09:57:48 +0000

Wenn du deinen Kunden im Warenkorb die Möglichkeit bieten möchtest, direkt mit Paypal zu bezahlen, kannst du diese Option in den Einstellungen aktivieren.
Du findest die Einstellung im Bereich „Aufträge“.

Paypal-Zahlung aktivieren

Nach dem Aktivieren der Funktion musst du einmalig die Zugangsdaten deines Paypal-Geschäftskontos hinterlegen:

Paypal-Client-ID

Paypal-Secret

Diese Zugangsdaten kannst du in deinem Paypal-Konto im Bereich „Entwickler“ generieren.

Zahlungsart im ERP-System festlegen
Lege zusätzlich fest, welche Zahlungsart...

Cross-Selling konfigurieren - Produkte mit optionalen Zusatzoptionen erstellen

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 10:29:16 +0000

Mit dem Cross-Selling-Konfigurator kannst du im B2B-Portal einem Produkt frei konfigurierbare Zusatzoptionen hinzufügen – zum Beispiel ergänzende Artikel oder Zubehör.

Produkt konfigurieren
Unter „Produkte“ findest du bei jedem Artikel die Aktion „Produkt konfigurieren“. Ein Klick darauf öffnet die Konfigurationsmaske, in der du eine oder mehrere Optionen für das Produkt anlegen kannst.

Optionen hinzufügen
Klicke auf „+ Neue Option“, um...

E-Mail Dateiversand einrichten

Daniel — Sat, 21 Jun 2025 10:09:51 +0000

Für aktive Kunden kannst du einen automatisierten E-Mailversand einrichten, über den Artikel- und Auftragsdaten regelmäßig versendet werden.
Die Funktion findest du im Aktionsmenü der jeweiligen Kundenadresse - unter "Aktive Kunden". Die E-Mail wird an die dort hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Einstellungen für den Mail-Export

Du kannst den Versand folgender Daten aktivieren:

Artikeldaten – z. B. Bestände und Preise

Auftragsdaten – inklusive...

Öffentliche Produktseite

Daniel — Thu, 14 May 2026 07:09:10 +0000

Mit der Funktion Öffentliche Produktseite können Produkte des Portals öffentlich angezeigt werden, ohne dass ein Login erforderlich ist.

Die öffentliche Ansicht eignet sich insbesondere dazu:

Produkte sichtbar zu machen

Interessenten einen Überblick zu geben

Neukunden auf das Portal aufmerksam zu machen

Preise und geschützte B2B-Informationen bleiben dabei verborgen.

Einrichtung

Die Konfiguration erfolgt unter:

Einstellungen → Produkte → Öffentliche Produktseite

Dort kann die öffentliche Produktansicht aktiviert und angepasst werden.

Gelangensbestätigung

Daniel — Thu, 14 May 2026 06:42:50 +0000

Mit der Funktion Gelangensbestätigung können Sie die gesetzlich notwendige Bestätigung des Warenerhalts bei innergemeinschaftlichen Lieferungen digital über das Portal abbilden.
Die Rückmeldung des Kunden erfolgt bequem über einen Link per E-Mail und kann anschließend für die Buchhaltung exportiert werden.

Einrichtung

Die Konfiguration erfolgt unter:

Einstellungen → Lieferscheine → Gelangensbestätigung

Dort können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Teilnehmer definieren

Sie legen fest, für welche Kunden die Gelangensbestätigung...

Karte nutzen - Visualisiere Kunden und Umsätze auf einer Karte

Daniel — Sat, 03 Aug 2024 10:13:24 +0000

Das Modul "Karte" bietet dir eine visuelle Übersicht über alle deine Kunden. Mit diesem Modul kannst du folgende Funktionen nutzen:

Kundenstandorte anzeigen: Auf einer interaktiven Karte werden alle deine Kunden mit Pins markiert. Kunden mit Umsatz sind durch grüne Pins gekennzeichnet, während Kunden ohne Umsatz durch rote Pins markiert sind.

Zoom-Funktion: Du kannst in die Karte hinein- und herauszoomen, um genauere Details...

Aufträge Schnellerfassung

Daniel — Wed, 31 Dec 2025 15:06:58 +0000

Mit der Schnellerfassungsmaske können Aufträge besonders effizient erfasst und mit wenigen Klicks erstellt werden.
Alle notwendigen Informationen wie Kunde, Lieferadresse, Artikel und Versand werden direkt in einem einzigen Formular abgefragt.

1. Kunde auswählen (nur für Administrator, bei Kunde fix vorgegeben)

Im Feld „Kunde“ wählst du den Empfänger des Auftrags aus.
Nach Auswahl werden die zugehörigen Kundendaten automatisch angezeigt, inklusive Adresse und Kundennummer.

2....

SEPA-Lastschrift Mandat

Daniel — Thu, 14 May 2026 06:49:49 +0000

Mit der Funktion SEPA-Lastschriftmandat können Kunden ihre Bankdaten und das SEPA-Mandat digital über das Portal erfassen und bestätigen.

Die Übermittlung erfolgt bequem über einen Link per E-Mail, wodurch die manuelle Erfassung und der Austausch von unterschriebenen Formularen reduziert werden.

Versand der Anfrage

Die Anforderung eines SEPA-Lastschriftmandats erfolgt direkt über die Kundenübersicht.

Dort können Kunden:

einzeln

oder per Massenauswahl

ausgewählt werden.

Anschließend wird eine Benachrichtigung per E-Mail versendet.

Die...